Procedura zgłoszeń zewnętrznych - Komenda Powiatowa Policji w Zgorzelcu

Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych w jednostkach i komórkach organizacyjnych Komendy Powiatowej Policji w Zgorzelcu

Rozdział I

Postanowienia ogólne

§ 1. Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych - zwana dalej procedurą stanowi realizację obowiązków wynikających z art. 33 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928) – zwanej dalej ustawą.

§ 2. Użyte w procedurze określenia oznaczają:

1. podmiot prawny – każda z jednostek i komórek organizacyjnych podległych Komendzie Powiatowej Policji w Zgorzelcu

2. sygnalista osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą w podmiocie prawnym.

3. zgłoszenie zewnętrzne – informacja przekazana przez osobę o ustalonej tożsamości o naruszeniu prawa do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa.

Rozdział II

Komórka/ osoby odpowiedzialne za procedowanie zgłoszeń

§ 3. 1. Do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych, dokonywania ich weryfikacji, podejmowania działań następczych, kontaktu z sygnalistą i prowadzenia Rejestru zgłoszeń zewnętrznych upoważniam wyznaczonych policjantów Zespołu Kontroli Komendy Powiatowej Policji w Zgorzelcu. Upoważnienie obejmuje prawo do przetwarzania danych osobowych w zakresie niezbędnym do realizacji sprawy zgodnie z procedurą.

2. Nadzór nad czynnościami realizowanymi przez osoby, o których mowa w ust. 1, sprawuję osobiście.

3. W zależności od merytorycznego przedmiotu zgłoszenia, Komendant Powiatowy Policji w Zgorzelcu, na wniosek policjanta Zespołu Kontroli Komendy Powiatowej Policji w Zgorzelcu lub z urzędu może upoważnić inne, bezstronne osoby z jednostek i komórek organizacyjnych Komendy Powiatowej Policji w Zgorzelcu do uczestniczenia w procesie weryfikacji zgłoszenia oraz w procesie działań następczych. Nie dotyczy to jednak osób, co do których z treści zgłoszenia wynika, że mogą być w jakikolwiek sposób zaangażowane w działanie lub zaniechanie stanowiące przedmiot zgłoszenia, a także osób pozostających w relacji podległości służbowej z osobami, których dotyczy zgłoszenie.

4. W przypadku gdy zgłoszenie dotyczy policjantów z Zespołu Kontroli Komendy Powiatowej Policji w Zgorzelcu - Komendant Powiatowy Policji w Zgorzelcu wyznacza Zastępcę upoważnionego do podejmowania wszelkich działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia zewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej -

5. Wzory upoważnień, stanowią załączniki Nr 2 i Nr 3.

Rozdział III

Przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych

§ 4. 1. Zgłoszenia zewnętrzne przyjmowane są ustnie podczas bezpośredniego spotkania oraz pisemnie w postaci papierowej.

2. Zgłoszenie zewnętrzne powinno zawierać imię, nazwisko oraz adres do kontaktu - tj. adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej, a także przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu sprawy.

3. Zgłoszenie może być dokonane na formularzu, którego wzór stanowi załącznik Nr 4 do procedury, przy czym stosowanie tego formularza nie jest obligatoryjne.

§ 5. 1. W celu skutecznego podjęcia działań następczych oraz przekazania informacji zwrotnej sygnalista podaje adres do kontaktu (tj. adres korespondencyjny lub adresu poczty elektronicznej). Jeżeli w zgłoszeniu nie podano adresu do kontaktu ani nie jest możliwe ustalenie tego adresu na podstawie posiadanych danych, nie realizuje się obowiązków informacyjnych przewidzianych w ustawie i niniejszej procedurze.

2. Zgłoszenie, o którym mowa w ust. 1 może zawierać także zgodę na ujawnienie tożsamości sygnalisty.

§ 6. 1. Zgłoszenie ustne, na wniosek sygnalisty, może mieć miejsce podczas bezpośredniego spotkania w Komendzie Powiatowej Policji w Zgorzelcu, zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W trosce o zachowanie poufności tożsamości zgłaszającego, spotkanie takie organizowane jest po uprzednim wyznaczeniu jego terminu. Preferowaną formą wyznaczenia terminu spotkania jest skorzystanie z numeru telefonu: 47 87 32 295 . Podczas spotkania, za zgodą zgłaszającego, zgłoszenie dokumentowane jest w formie protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg, przygotowanego przez osobę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń. Zgłaszający może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie.

2. Zgłoszenie pisemne w postaci papierowej lub elektronicznej może być dokonane poprzez sporządzenie załącznika nr 4 :

2. 1. wysłanie go na adres: Zespół Kontroli Komendy Powiatowej Policji w Zgorzelcu, 59-900 Zgorzelec, ul. Bohaterów II Armii Wojska Polskiego 12G, w zamkniętej kopercie z dopiskiem: „zgłoszenie zewnętrzne – do rąk własnych osoby upoważnionej, nie otwierać w sekretariacie”;

   2. doręczenie go osobiście do Sekretariat Komendanta Powiatowego Policji w Zgorzelcu, w zamkniętej kopercie z dopiskiem jak w pkt 1.

3. Do zgłoszenia mogą być dołączone dowody utrwalone w formie elektronicznej. W takim przypadku do zawiadomienia dołącza się nośnik danych z wgranymi danymi multimedialnymi w postaci zdjęć, filmów, dźwięku.

4. Koperta z dopiskiem, o którym mowa w ust. 2 pkt 1) i 2) nie może być otwierana przez osobę nieposiadającą pisemnego upoważnienia Komendanta Powiatowego Policji w Zgorzelcu do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych.

5. Dostęp do wiadomości złożonej w zamkniętej kopercie z dopiskiem „zgłoszenie zewnętrzne – do rąk własnych osoby upoważnionej, nie otwierać w sekretariacie” ma wyłącznie: Komendant Powiatowy Policji w Zgorzelcu lub jego zastępca oraz upoważnione przez Komendanta Powiatowego Policji w Zgorzelcu osoby na każdym etapie postępowania.

§ 7. Anonimowe zgłoszenia zewnętrzne nie będą rozpatrywane. Takie zgłoszenia pozostawia się bez dalszego biegu.

Rozdział IV

Potwierdzenie otrzymania zgłoszenia zewnętrznego.

§ 8. 1. Po wpływie do Komendy Powiatowej Policji w Zgorzelcu zgłoszenia zewnętrznego policjant Zespołu Kontroli Komendy Powiatowej Policji w Zgorzelcu/osoba zastępująca, potwierdza sygnaliście jego otrzymanie, niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia wpływu, chyba że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub osoba procedująca dane zgłoszenie ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie otrzymania zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty. Wzór potwierdzenia otrzymania zgłoszenia/zgłoszenia zewnętrznego stanowi załącznik Nr 5.

2. Jeżeli w zgłoszeniu nie zostanie podany adres do kontaktu, nie będą realizowane obowiązki informacyjne, w tym w szczególności obowiązek potwierdzania sygnaliście przyjęcia zgłoszenia oraz udzielania informacji zwrotnej w kolejnych etapach procedowania zgłoszenia.

3. Przy czynności, o której mowa w ust. 1 realizuje się obowiązek poinformowania sygnalisty o przetwarzaniu przez Komendanta Powiatowego Policji w Zgorzelcu jego danych osobowych.

Rozdział V

Rejestr zgłoszeń zewnętrznych

§ 9. 1. Zgłoszenia zewnętrzne rejestruje się w Rejestrze zgłoszeń zewnętrznych. Wzór Rejestru zgłoszeń zewnętrznych stanowi załącznik Nr 6.

2. Za prowadzenie Rejestru zgłoszeń zewnętrznych, w zakresie procedowania konkretnej sprawy w nim odnotowanej, odpowiadają osoby, o których mowa w § 3 procedury. Rejestr ten przechowywany jest w pomieszczeniu służbowym zabezpieczonym przed dostępem osób postronnych w szafie zamykanej na klucz.

3. Zgłoszenia, zewnętrzne dokonywane w trybie niniejszej procedury nie podlegają rejestrowaniu w sposób określony w obowiązującej w Komendzie Powiatowej Policji w Zgorzelcu instrukcji kancelaryjnej.

Rozdział VI

Weryfikacja zgłoszenia

§ 10. 1. Wstępna weryfikacja zgłoszenia, polega na ustaleniu:

1) czy przekazana informacja dotyczy jednego z obszarów określonych w art. 3 ust. 1 ustawy,

2) czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Komendy Powiatowej Policji w Zgorzelcu - określonego szczegółowo regulaminem obowiązującym w Komendzie Powiatowej Policji w Zgorzelcu;

3) czy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę zawarto istotne nowe informacje na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym.

2. W celu uzupełnienia niekompletnego zgłoszenia, przede wszystkim w zakresie danych, o których mowa w ust. 1, istnieje możliwość zwrócenia się do zgłaszającego, na podany przez niego adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu. Jeżeli zgłaszający sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, odstępuje się od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.

3. W przypadku nieprzekazania wymaganych informacji, o których mowa w ust. 2 lub w przypadku stwierdzenia w toku wstępnej weryfikacji negatywnych przesłanek, o których mowa w ust. 1 informuje się zgłaszającego (w formie ustnej lub pisemnej – w zależności od obranego przez niego kanału do dokonywania zgłoszeń), że brak jest podstaw do dalszego procedowania sprawy w trybie ustawy oraz procedury, a co za tym idzie do podjęcia działań następczych w Komendzie Powiatowej Policji w Zgorzelcu czy przekazania zgłoszenia zewnętrznego do organu właściwego w trybie ustawy.

4. Zgłaszającego można poinformować, że informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych np. skargi, wniosku, petycji, jako przedmiot powództwa cywilnego lub może zostać przedstawiona właściwym organom do rozpatrzenia w innym trybie. Udzielona informacja nie wpływa na dopuszczalność wniesionego późnej środka prawnego, na bieg terminów ani na treść rozstrzygnięcia lub sposób zakończenia postępowania. Informacja przekazana zgłaszającemu zawiera pouczenie w tym zakresie.

5. W zależności od przedmiotu zgłoszenia, np. stanowiącego informację o możliwości popełnienia czynu zabronionego ściganego w trybie publicznoskargowym, informuje się dodatkowo zgłaszającego m.in. o przekazaniu jego zgłoszenia do organu właściwego miejscowo i rzeczowo, celem dalszego procedowania sprawy.

6. Jeżeli zgłoszenie zewnętrzne dotyczy informacji o naruszeniu prawa w innym organie publicznym - ustala się organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych, a następnie przekazuje się zgłoszenie zewnętrzne niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach – nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych – oraz informuje się o tym sygnalistę. W miarę możliwości, przekazanie zgłoszenia zewnętrznego następuje za pośrednictwem kanałów do dokonywania zgłoszeń zewnętrznych przyjętych w danym organie publicznym.

7. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę informuje się sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia – pozostawia się je bez rozpoznania i nie informuje się o tym sygnalisty. Fakt ten odnotowuje się wraz z uzasadnieniem w Rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.

8. W przypadku stwierdzenia w toku wstępnej weryfikacji pozytywnych przesłanek, podejmuje się działania następcze.

§ 11. Na żądanie sygnalisty wydaje mu się, nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania zaświadczenie, w którym potwierdza się, że sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy.

§ 12. W przypadku, gdy informacja o naruszeniu prawa jest przedmiotem jednocześnie dokonanego zgłoszenia zewnętrznego oraz wniesionej skargi, o której mowa w art. 227 k.p.a., lub gdy z treści wniesionego pisma wynika, że dokonano zgłoszenia zewnętrznego, stosuje się wyłącznie przepisy rozdziału 4 ustawy oraz procedury.

§ 13. 1. Dane sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu osobom nieupoważnionym, chyba że sygnalista wyrazi na to wyraźną zgodę, a także w przypadku, gdy ujawnienie danych sygnalisty jest obowiązkiem, wynikającym z przepisów prawa powszechnie obowiązującego. W takim przypadku policjant Zespołu Kontroli Komendy Powiatowej Policji w Zgorzelcu/osoba zastępująca, przed dokonaniem ujawnienia danych osobowych, powiadamia o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych. Powiadomienie nie jest przekazywane, jeżeli może zagrozić postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu lub sądowemu. Wzór powiadomienia stanowi załącznik Nr 7.

2. Osoby upoważnione do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i do podejmowania działań następczych są zobowiązane do zachowania poufności oraz do uniemożliwienia nieupoważnionym osobom uzyskania dostępu do informacji objętych zgłoszeniem, a także do zapewnienia ochrony poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby wskazanej w zgłoszeniu. Zachowanie tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, uzyskane w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych, oraz podejmowania działań następczych obliguje te osoby także po ustaniu stosunku służby lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę. Wzór oświadczenia o zachowaniu poufności stanowi załącznik Nr 8.

3. Na każdym etapie procedowania zgłoszenia osoby upoważnione do weryfikacji zgłoszenia i podejmowania działań następczych zobowiązane są do dbałości w zakresie zachowania poufności uzyskanych informacji, w szczególności gdy wymaga tego sytuacja posługują się jedynie numerem tego zgłoszenia.

4. Zgoda sygnalisty na ujawnienie jego tożsamości stanowi załącznik Nr 9.

Rozdział VII.

Działania następcze

§ 14. 1 Działania następcze realizowane będą w Komendzie Powiatowej Policji w Zgorzelcu. Zasadniczym celem działań następczych jest ocena prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu zewnętrznym oraz przeciwdziałanie naruszeniu prawa będącego przedmiotem zgłoszenia poprzez podjęcie działań zaradczych, mających na celu zapobieżenie naruszeniu prawa lub – w razie naruszenia prawa - maksymalne ograniczenie skutków naruszenia.

2. W ramach działań następczych istnieje w szczególności możliwość:

1) zwracania się o zajęcie stanowiska do osoby, której dotyczy zgłoszenie, z zachowaniem zasad poufności tożsamości sygnalisty;

2. odbierania wyjaśnień od osób dysponujących wiedzą w przedmiocie badanego naruszenia, w celu zgromadzenia dodatkowych informacji;

3. pozyskiwania kopii dokumentów dot. badanego naruszenia – z poszanowaniem przepisów prawa regulujących kwestię dostępu do danej dokumentacji procedowanej w określonym trybie postępowania;

§ 15. W uzasadnionych przypadkach w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego istnieje możliwość przekazania zgłoszenia zewnętrznego jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym.

§ 16. 1. Policjant Zespołu Kontroli Komendy Powiatowej Policji w Zgorzelcu/osoba go zastępująca, przekazuje sygnaliście informację zwrotną na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.

2. W uzasadnionych przypadkach istnieje możliwość przekazania sygnaliście informacji zwrotnej w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu, o którym mowa w ust. 5.

3. Zakończenie działań następczych dokumentuje się sprawozdaniem przedkładanym do zatwierdzenia Komendantowi Powiatowemu Policji w Zgorzelcu, zawierającym informacje o przebiegu realizowanych czynności i sposobie ich zakończenia.

4. Policjant Zespołu Kontroli Komendy Powiatowej Policji w Zgorzelcu/osoba zastępująca, zawiadamia sygnalistę o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających zainicjowanych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.

Rozdział VIII

Zasady ochrony danych osobowych

§ 17. Dane osobowe przetwarzane są w minimalnym zakresie, tj. niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane niemające znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane.

§ 18. 1. W Komendzie Powiatowej Policji w Zgorzelcu przechowuje się dane osobowe, które przetwarzane są w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

2. Po upływie okresu przechowywania, o którym mowa w ust. 1, dane osobowe są usuwane oraz niszczone są dokumenty związane ze zgłoszeniem. Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164) nie stosuje się.

3. Przepisu ust. 2 nie stosuje się w przypadku, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowo -administracyjnych.

4. Klauzulę informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych w związku ze zgłoszeniem naruszenia prawa zawiera załącznik Nr 10.

5. Klauzulę informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych osób, których dane zostały pozyskane w związku ze zgłoszeniem naruszenia prawa zawiera załącznik Nr 11.

Rozdział IX

Ochrona sygnalisty

§ 19. 1 Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe, ani próby lub groźby zastosowania takich działań.

2. Zakres ochrony, formy stosowania działań odwetowych i tryb postępowania w takich sytuacjach został określony w rozdziale 2 ustawy.

3. Organ publiczny gwarantuje, że procedura przyjmowania zgłoszeń oraz związane z tym przetwarzanie danych osobowych:

1) uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom,

2) zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

3) ochrona poufności, o której mowa w pkt 2, dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

Rozdział X

Informacja o przyjmowaniu zgłoszeń przez Rzecznika Praw Obywatelskich

§ 20 Zgłoszenia zewnętrzne o naruszeniach prawa będą przyjmowane przez RPO od dnia 25 grudnia 2024 r. wyłącznie przez dedykowane do tego celu kanały – informacja w tym zakresie umieszczona została w Biuletynie Informacji Publicznej RPO.